PPT용량줄이기, 그림 압축 하나로 반 줄이는 법

제안서를 다 만들고 나서 이메일에 첨부하려는데 용량 제한에 걸리거나, 입찰 시스템에 업로드하려는데 파일이 안 올라가는 경험 한 번쯤 있으실 겁니다. 슬라이드 몇 장 안 되는데 파일이 100MB를 넘어가는 경우도 흔하죠. PPT용량줄이기는 원인 한두 가지만 잡아도 해결되는 경우가 많은데, 이 글에서는 용량이 커지는 원인부터 미디어 압축과 폰트 저장 옵션 선택으로 문제를 해결하는 방법까지 순서대로 정리했으니 많은 도움이 되셨으면 좋겠습니다.

용량이 커지는 진짜 원인

PPT 용량이 커지는 가장 흔한 원인은 스마트폰이나 디지털카메라로 찍은 고해상도 사진을 원본 그대로 삽입하는 것입니다. 슬라이드에서는 작게 보여도 파일 안에는 원본 크기 그대로 저장돼 있거든요. 두 번째는 이미지를 자르기 기능으로 다듬었을 때인데, 화면에는 잘린 부분만 보이지만 실제로는 잘려나간 영역의 데이터가 파일 안에 그대로 남아있는 경우가 많습니다. 여기에 같은 이미지를 여러 번 복사해서 붙여넣거나, 동영상·오디오 파일을 삽입한 슬라이드가 있으면 용량은 더 빠르게 불어납니다. 폰트를 통째로 포함해서 저장하는 것도 은근히 큰 원인인데, 특수 폰트를 쓴 슬라이드가 많을수록 이 부분이 눈에 띄게 커집니다. 결국 용량 문제의 대부분은 사소한 부분에서 시작된다는 걸 알아 두셔야 합니다.

이미지 한 장, 잘린 영역 하나, 폰트 하나까지, 용량은 늘 보이지 않는 곳에서 조금씩 불어납니다.

그림 압축, 메뉴 하나로 절반 줄이기

가장 빠른 해결책은 파워포인트에 기본으로 들어있는 그림 압축 기능입니다. 슬라이드의 그림을 하나 클릭하면 상단에 그림 서식 탭이 나타나고, 여기서 그림 압축을 누르면 됩니다. 이때 잘려진 그림 영역 삭제 항목을 반드시 체크해야 합니다. 이 항목을 켜지 않으면 화면에 안 보이는 잘린 부분까지 그대로 남아서 압축 효과가 크게 줄어들거든요. 그림 품질은 용도에 맞게 선택하면 되는데, 화면으로만 보여줄 자료는 낮은 해상도로, 인쇄까지 해야 하는 제안서는 그보다 한 단계 높은 해상도로 고르는 게 안전합니다. 그림 하나씩 압축할 필요는 없고, 대화상자에서 모든 그림에 적용 옵션을 켜면 문서 전체 이미지가 한 번에 압축됩니다. 이 기능은 윈도우와 맥 파워포인트 모두에서 쓸 수 있습니다.

용량 문제의 대부분은 이미지 하나에서 시작되고, 잘려진 영역 삭제 체크박스 하나로 해결 되는 경우가 상당히 많습니다.

영상·오디오가 들어간 경우 추가로 줄이는 법 (윈도우 한정)

발표용 PPT에 동영상이나 음성을 넣었다면 그림 압축만으로는 부족합니다. 윈도우에서는 파일 › 정보 메뉴에서 미디어 크기 및 성능 항목을 찾아 미디어 압축을 실행하면 됩니다. 화질 단계를 선택할 수 있는데, 발표 화면에서만 재생할 목적이라면 가장 낮은 단계를 선택해도 크게 눈에 띄지 않을 겁니다. 다만 이 기능은 윈도우 파워포인트 전용입니다. 맥 버전의 파워포인트는 윈도우 버전과 달라서 미디어 압축 기능이 제공되지 않거든요. 맥에서 작업 중이라면 동영상을 삽입하기 전에 편집 프로그램에서 미리 용량을 줄여두거나, 가능하면 윈도우 PC에서 최종 압축 단계만 거치는 방법을 추천합니다.

폰트를 포함했다면 사용된 문자만 저장하기

다른 컴퓨터에서도 폰트가 깨지지 않게 하려고 글꼴을 포함해서 저장하는 경우가 많은데, 이때 옵션을 잘못 고르면 용량이 크게 늘어납니다. 저장 옵션에서 글꼴 포함 항목을 보면 사용된 문자만 포함과 모든 문자 포함 두 가지가 있는데(윈도우는 파일 › 옵션 › 저장, 맥은 PowerPoint › 기본 설정 › 저장 경로), 모든 문자를 포함하면 폰트 전체 데이터가 통째로 들어가서 용량이 눈에 띄게 커집니다. 반면 사용된 문자만 포함하면 슬라이드에 실제로 쓰인 글자만 저장되기 때문에 같은 폰트라도 용량 차이가 상당합니다. PPT 완성 이후에 텍스트를 수정할 일이 없다면 사용된 문자만으로 포함하시는 걸 추천합니다.

글꼴을 통째로 포함하는 습관 하나만 바꿔도 파일 용량이 눈에 띄게 줄어듭니다.

압축 후 꼭 확인해야 할 것

압축을 마쳤다면 바로 제출하지 말고 화질부터 확인해야 합니다. 특히 표지나 로고처럼 크게 확대해서 보여주는 이미지는 압축 단계에서 화질이 눈에 띄게 떨어질 수 있거든요. 하다컴퍼니에서 수백 건의 제안서 PPT를 제작하며 확인한 바로는, 인쇄용으로 제출하는 문서는 웹용 해상도로 압축했다가 인쇄본에서 흐릿하게 나오는 경우가 종종 있었습니다. 화면 발표용과 인쇄 제출용을 구분해서 압축 단계에서부터 다르게 저장해두는 습관을 들이면 이런 실수를 줄일 수 있습니다.

마무리

제안서 용량 때문에 제출이 막히는 상황, 그림 압축과 글꼴 옵션 두 가지만 제대로 써도 대부분 해결됩니다. PPT 파일 자체가 아니라 제출 시스템 요건이나 제안서 구성 때문에 계속 막히는 상황이라면 무료 상담을 통해 점검해보시는 것도 방법입니다.

자주 묻는 질문

PPT용량줄이기를 하면 화질이 많이 떨어지나요?

화면으로만 보는 용도라면 거의 티가 나지 않습니다. 다만 인쇄용 제안서라면 그림 품질 옵션에서 한 단계 높은 해상도를 선택해야 인쇄 시 흐려지는 문제를 피할 수 있습니다.

맥에서는 동영상 용량을 줄일 방법이 아예 없나요?

파워포인트 자체 기능으로는 어렵습니다. 영상 편집 프로그램이나 별도 압축 도구로 삽입 전에 미리 용량을 줄여두거나, 최종 압축 단계만 윈도우 PC에서 진행하는 방법이 현실적입니다.

그림 압축을 했는데도 용량이 안 줄어들면 어떻게 하나요?

동영상이나 오디오, 또는 통째로 포함된 폰트가 원인일 가능성이 큽니다. 미디어 압축(윈도우)이나 글꼴 포함 옵션을 함께 점검해봐야 합니다.