PPT 목차, 제안서·회사소개서 순서 정하는 기준

제안서나 회사소개서를 만들 때 목차 슬라이드는 표지 다음에 가장 먼저 꾸미게 됩니다. 그런데 항목 순서는 템플릿에 적혀 있던 '회사 개요, 사업 소개, 실적, 연락처'를 그대로 두는 경우가 많습니다. 이렇게 하면 목차는 깔끔해 보여도 읽는 사람이 찾는 내용이 뒤쪽에 놓일 수 있습니다. 15년간 수백 건의 제안서와 발표 자료를 만들며 확인한 건, PPT 목차는 디자인을 정하기 전에 읽는 사람이 이 문서에서 무엇을 확인하려는지부터 정해야 한다는 점입니다. 문서 종류별로 순서를 정하는 기준과, 정한 순서를 슬라이드로 보여주는 방법을 정리해드리겠습니다.

목차 순서는 읽는 사람이 확인하는 순서에 맞춥니다

목차는 문서 전체에서 어디를 먼저 볼지 알려주는 지도입니다. 지도의 안내가 읽는 사람의 동선과 어긋나면, 내용이 아무리 좋아도 찾는 데 시간이 걸립니다. 순서를 정하기 전에 문서를 받는 사람이 누구인지, 그 사람이 결정을 내리려면 무엇부터 알아야 하는지를 먼저 적어주세요.

우리가 하고 싶은 말의 순서로 목차를 짜기 쉬운데, 연혁, 조직도, 대표 인사말이 앞에 오는 목차가 대표적입니다. 이 항목들은 만드는 입장에서는 정리하기 쉽지만, 읽는 입장에서는 결정에 필요한 정보가 아닐 수 있습니다.

읽는 사람의 질문 순서가 곧 목차 순서라고 생각하고 시작해주세요.

제안서는 제안요청서에 안내된 목차를 먼저 따릅니다

제안요청서가 있는 제안이라면 순서를 고민하기 전에 확인할 것이 있습니다. 제안요청서에는 제안서를 어떤 목차로 작성해야 하는지 안내되어 있는 것이 일반적입니다. 안내된 목차가 있다면 항목 이름과 순서를 그대로 따라 목차 슬라이드를 만들어주세요. 목차와 평가항목의 순서가 서로 다른 경우도 있으니, 목차는 안내대로 쓰고 평가항목은 별도로 표에 정리해 제안서에 빠진 내용이 없는지 대조해주세요.

제안요청서에 안내된 목차가 없다면 직접 순서를 정해야 합니다. 거래처에 보내는 민간 제안서라면 아래 순서로 시작해보세요. 첫째, 무엇을 어떻게 하겠다는 제안 개요를 맨 앞에 둡니다. 둘째, 문제 인식과 해결 방안을 잇습니다. 셋째, 추진 일정과 투입 인력을 보여줍니다. 넷째, 비용을 제시합니다. 다섯째, 회사소개는 뒤쪽에 두거나 분량을 줄입니다. 회사소개를 앞에 두는 양식 순서와 어떻게 다른지는 제안서 양식, 순서와 분량 판단하는 법 글에서 다뤘습니다. 과업지시서를 받아 목차로 옮겨야 한다면 과업지시서, 시방서와 뭐가 다를까? 제안서 목차로 바꾸는 법 글을 참고해주세요.

안내된 목차가 없을 때는 발주처가 묻는 순서를 우리가 답하는 순서로 바꿔 쓰는 것이 목차를 잡는 기준입니다.

회사소개서는 거래 상대의 입장에서 순서를 잡습니다

회사소개서를 받아 거래 여부를 결정하는 상대의 입장이 되어보세요. 그 상대가 어떤 부분을 먼저 확인하고 싶을지 생각해보면 순서를 쉽게 정할 수 있습니다. 예를 들면 아래와 같습니다. 첫째, 어떤 회사인지 궁금하니 한 줄 소개와 핵심 숫자를 맨 앞에 둡니다. 둘째, 무엇을 해주는 회사인지 알아야 하니 서비스와 차별점을 이어서 설명합니다. 셋째, 믿어도 되는지 확인하고 싶으니 납품 실적과 인증을 제시합니다. 넷째, 거래를 시작하려면 어떻게 해야 하는지 알아야 하니 협업 제안과 연락처로 마무리합니다. 연혁과 조직도는 이 흐름을 끊지 않도록 실적 뒤쪽에 두거나 부록으로 보내주세요.

거래 상대에 따라 먼저 확인하고 싶은 내용은 달라질 수 있습니다. 거래처 영업용이라면 납품 실적을 두껍게 구성합니다. 창업 초기라 실적이 적다면 어떤 회사인지 보여주는 항목에 창업 배경과 일하는 방식을 넣어 신뢰를 보완합니다. 슬라이드별 구성은 기업 회사소개서 PPT 10장 완성 가이드 - B2B 영업 편과 회사소개서 제작, PPT 10장이면 충분합니다 - 창업 초기·소상공인 편 글에서 확인하실 수 있습니다. 협력업체 등록용 지명원은 항목 구성이 다르니 지명원, 회사소개서와 뭐가 다른가 글을 참고해주세요.

IR자료는 회사소개서와 첫 항목부터 다르게 잡습니다

회사소개서가 "우리는 어떤 회사입니다"로 시작한다면, IR자료는 회사를 한 문장으로 정의한 뒤 곧바로 고객이 겪는 문제로 넘어가는 순서가 기본입니다. 투자자가 읽는 목차 순서와 항목별 설명은 IR자료 만들기, 세쿼이아가 권하는 10가지 순서 글에 정리해두었고, 세 문서의 차이는 IR자료 vs 회사소개서 vs 제안서, 용도부터 다릅니다 글에서 비교했습니다.

같은 회사 이야기라도 문서 용도가 다르면 목차의 첫 항목부터 달라집니다.

목차 슬라이드는 항목 수에 맞춰 레이아웃을 고릅니다

순서가 정해졌다면 PPT 목차 디자인을 고를 차례입니다. 먼저 항목 수를 정리해주세요. 문서 제작 경험으로는 대분류가 5~7개를 넘으면 한눈에 훑기 어려워지는 편이라, 항목이 많다면 비슷한 것끼리 묶고 상세 내용은 부록으로 옮기는 방식을 권합니다. 항목 수와 문서 길이에 따라 아래 세 가지 중 하나를 고르면 됩니다.

첫째, 세로 나열은 번호와 제목을 한 줄씩 세워 쓰는 가장 무난한 방식입니다. 대분류가 5~7개일 때, 그리고 제안요청서에 안내된 목차를 그대로 옮겨야 할 때 알맞습니다. 슬라이드 번호를 목차에 함께 적으면 읽는 사람이 원하는 항목으로 바로 이동할 수 있습니다. 번호는 '삽입 > 슬라이드 번호'에서 넣을 수 있습니다.

둘째, 가로 나열은 3~5개 단계가 순서대로 이어질 때 어울립니다. 앞에서 예로 든 회사소개서의 네 단계처럼 흐름을 보여주고 싶을 때 쓰면 좋고, 단계 이름은 한두 단어로 줄여주세요.

셋째, 간지 반복은 분량이 긴 제안서에 적합합니다. 간지는 챕터 사이에 넣는 구분용 슬라이드입니다. 목차 슬라이드를 복제해 챕터가 시작되는 자리마다 넣고, 지금 읽는 항목만 강조색 하나로 표시해주세요. 썸네일 창에서 목차 슬라이드를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 '슬라이드 복제'를 선택하면 만들 수 있습니다. 읽는 사람이 현재 위치를 계속 확인할 수 있습니다.

어떤 방식이든 항목 간격과 정렬이 맞아야 정돈되어 보입니다. 정렬 기준은 장표 정렬, 3초 만에 반듯하게 만드는 기준 글을 참고해주세요.

마무리

목차는 디자인보다 순서가 먼저입니다. 제안서는 제안요청서에 안내된 목차를 따르고, 회사소개서는 거래 상대가 먼저 확인하고 싶은 순서로, IR자료는 회사 한 줄 정의 다음에 문제로 넘어가는 순서로 뼈대를 잡아보세요. 순서가 정해지면 항목 수에 맞춰 세로 나열, 가로 나열, 간지 반복 중 하나를 고르면 됩니다.

제안서나 회사소개서의 목차를 직접 정리하기 어렵다면 하다컴퍼니에 무료 상담을 신청해주세요. 가지고 계신 자료를 함께 보고 어떤 순서로 구성하면 좋을지 알려드립니다.

자주 묻는 질문

PPT 목차 순서는 어떻게 정하나요?

읽는 사람이 결정을 내리려고 확인하는 순서로 정합니다. 공고문이나 제안요청서에 제안서 목차가 정해져 있다면 그 순서를 그대로 따라주세요. 정해진 목차가 없다면 제안서는 제안 개요부터, 회사소개서는 어떤 회사인지 보여주는 항목부터 시작해보세요.

PPT 목차는 몇 개 항목까지 넣는 게 좋나요?

문서 제작 경험으로는 대분류 5~7개 안쪽이 한눈에 훑기 수월합니다. 항목이 더 많다면 비슷한 내용끼리 묶고, 상세 자료는 부록으로 옮겨보세요. 다만 제안요청서에 안내된 목차에 항목이 많다면 임의로 줄이지 말고 그대로 따라주세요.

PPT 목차 디자인은 어떤 방식이 좋나요?

항목 수와 문서 길이에 따라 고르면 됩니다. 대분류가 5~7개이면 세로 나열, 3~5개 단계의 흐름을 보여주려면 가로 나열, 분량이 긴 제안서라면 챕터마다 현재 항목을 강조하는 간지 반복이 어울립니다. 어떤 방식이든 강조색은 하나로 정하고 항목 간격을 맞춰주세요.