HWP PDF 변환, 입찰 문서를 AI에 올리는 3단계

요즘 AI로 입찰 공고문을 분석하시는 분들이 많죠? 제안요청서에서 평가 기준과 제출 서류를 뽑아달라고 하면 빠르게 정리해주니 편합니다. 그런데 공공입찰 자료는 HWP 파일로 올라오는 경우가 많아서, AI에 첨부하려는 순간 막히곤 합니다. HWP PDF 변환을 해야 하는데 검색해서 나오는 변환 사이트를 몇 군데 써보면 표가 어긋나고 글자가 깨지고, 파일에 따라서는 오류가 나서 변환 자체가 안 되기도 합니다. 15년간 수백 건의 제안서를 만들며 입찰 자료를 다뤄온 저희도 같은 일을 겪다가 변환 도구를 직접 만들었습니다. 왜 PDF로 바꿔야 하는지, 기존 사이트와 무엇이 다른지, 어떻게 쓰는지를 차례대로 설명드리겠습니다.

입찰 문서는 HWP 그대로 두지 말고 PDF로 바꿔서 AI에 올립니다

AI 서비스마다 올릴 수 있는 파일 형식이 정해져 있습니다. Claude 도움말에서 안내하는 업로드 가능 문서 형식은 PDF, DOCX, CSV, TXT, HTML, ODT, RTF, EPUB, JSON, XLSX입니다. 목록에서 볼 수 있는 것처럼 HWP는 지원하지 않습니다. 그래서 HWP 파일은 PDF로 바꿔서 올려야 합니다. 다른 AI 서비스를 쓰신다면 지원하는 파일 형식을 한 번 확인해보세요.

PDF라고 해서 모두 같은 건 아닙니다. 페이지 내용을 이미지로 저장한 PDF는 글자를 복사할 수 없고, AI도 내용을 제대로 읽지 못할 수 있습니다. 글자 정보가 그대로 들어 있는 PDF여야 복사와 검색이 되고, AI에 올린 뒤 "평가 항목과 배점만 정리해줘", "제출 서류 목록을 뽑아줘" 같은 요청도 할 수 있습니다.

PDF로 바꿔두면 한컴오피스가 없는 Mac이나 휴대폰에서도 크롬, 엣지, 사파리 같은 브라우저로 바로 열립니다. 이동 중에 공고문을 확인할 때도 프로그램을 따로 설치하지 않아도 됩니다. 제안요청서와 과업지시서를 읽고 제안서 목차로 옮기는 방법은 과업지시서, 시방서와 뭐가 다를까? 제안서 목차로 바꾸는 법 글에 정리해두었습니다.

기존 변환 사이트에서 막혔던 부분을 해결해 직접 만들었습니다

기존 변환 사이트를 쓰면서 막혔던 건 크게 두 가지였습니다. 첫째, 결과물이 깨졌습니다. 표의 칸이 어긋나거나 글자가 깨졌고, 이런 PDF를 AI에 올리면 표 안의 숫자와 항목이 엉뚱하게 읽힐 수 있습니다. 둘째, 파일에 따라 변환 중에 오류가 나서 결과물이 아예 나오지 않았습니다. 입찰 건마다 첨부 파일이 여러 개인데 파일마다 오류가 나면 준비 시간이 그만큼 늘어납니다.

걱정이 하나 더 있었습니다. 파일을 서버에 올려서 변환하는 사이트도 많은데, 입찰 공고문은 공개 자료여도 내부 검토용 보고서나 작성 중인 제안서를 외부 서버에 올리는 건 부담스럽습니다.

그래서 HWP PDF 변환 도구를 만들었습니다. 변환이 내 브라우저 안에서 끝나는 방식이고, 특징은 세 가지입니다. 첫째, 파일이 서버로 전송되지 않습니다. 둘째, 글자 정보가 그대로 들어간 PDF가 나옵니다. 복사와 검색이 되고, 확대해도 선명합니다. 셋째, HWP와 HWPX 파일을 섞어서 여러 개를 한 번에 변환할 수 있습니다. 회원가입이나 설치 없이 무료로 쓸 수 있습니다.

한계도 있습니다. 한컴 전용 글꼴(함초롬바탕, 휴먼명조 등)은 PDF에서 나눔명조와 나눔고딕으로 바뀌어서 글자 모양이 조금 달라질 수 있고, 드물게 페이지가 넘어가는 위치가 한두 줄 달라지기도 합니다.

읽고 분석하는 용도로는 큰 지장이 없지만, 입찰서류 제출처럼 원본과 똑같아야 하는 문서는 한컴오피스에서 직접 PDF로 저장해주세요.

파일을 첨부하고 내려받는 3단계로 변환합니다

사용 방법은 세 단계입니다. 주소는 hadacompany.com/tools/hwp-to-pdf이고, 홈페이지 상단 메뉴의 '제안도구 모음 > 문서 변환 (HWP·HWPX→PDF)'으로도 들어갈 수 있습니다.

첫째, 파일을 첨부합니다. 화면 가운데 점선 상자에 HWP나 HWPX 파일을 끌어다 놓아주세요. '파일 선택' 버튼을 눌러 파일을 고르는 방법도 있고, 여러 개를 한꺼번에 첨부해도 됩니다. 휴대폰에서는 '파일 선택' 버튼을 이용해주세요.

둘째, 변환이 끝나기를 기다립니다. 파일마다 카드가 생기고, '파일 확인', '변환', '변환 완료' 순서로 진행 상황이 표시됩니다. 변환 중에는 '12 / 48쪽'처럼 지금까지 변환된 분량이 보이고, 카드 왼쪽에는 첫 페이지 미리보기가 나옵니다. 미리보기를 누르면 크게 볼 수 있습니다.

셋째, PDF를 내려받습니다. 변환이 끝난 카드의 'PDF 내려받기' 버튼을 눌러주세요. 파일을 여러 개 넣었다면 목록 위쪽의 '전체 내려받기' 버튼으로 한 번에 받을 수 있습니다. 내려받은 PDF를 AI 서비스의 파일 첨부 기능으로 올리면 준비가 끝납니다.

따로 설정할 항목이 없어서, 파일 첨부부터 내려받기까지 한 화면에서 끝납니다.

AI에 올리기 전에 변환 결과 세 가지를 확인합니다

변환이 끝나면 AI에 올리기 전에 아래 세 가지를 확인해주세요.

첫째, 표의 숫자를 원본과 맞춰봅니다. 배점표나 일정표처럼 숫자가 많은 표는 AI가 정리해준 결과를 그대로 믿지 말고, 중요한 숫자만이라도 원본과 한 번 더 대조해주세요. 어떤 변환 도구를 쓰더라도 필요한 과정입니다.

둘째, 이미지로 들어간 내용을 확인합니다. HWP 안에 사진이나 캡처 이미지로 붙어 있는 표와 글자는 PDF에서도 이미지로 남아 있습니다. AI가 읽지 못할 수 있으니, 필요한 내용이라면 직접 입력해서 함께 알려주세요.

셋째, 암호가 걸린 문서와 배포용(보안) 문서는 변환되지 않습니다. 이런 파일을 올리면 화면에 안내 문구가 나오니, 한글에서 암호를 해제한 뒤 다시 올려주세요.

이 세 가지만 확인해도 AI가 엉뚱한 내용을 정리해주는 일을 줄일 수 있습니다.

마무리

공공입찰 문서가 HWP 파일이라면 하다컴퍼니의 HWP PDF 변환 도구에 파일을 첨부하고, 변환이 끝나면 PDF를 내려받아 AI에 올려주세요. 글자 정보가 그대로 들어간 PDF라서 복사와 검색도 됩니다. 입찰서류로 제출할 파일은 한컴오피스에서 직접 PDF로 저장해주세요.

AI로 입찰 자료를 정리한 뒤에는 그 내용을 제안서로 풀어내는 일이 남습니다. 제안서를 쓰기 전에 확인할 항목은 입찰제안서 작성 전 꼭 확인할 3가지 글에, AI로 초안을 잡는 프롬프트는 ChatGPT 제안서 초안, 바로 써먹는 프롬프트 5가지 글에 정리해두었습니다. 하다컴퍼니 무료 상담을 신청해주시면 지금 준비하는 입찰 건에서 제안서 구성을 어디부터 잡으면 좋을지 함께 짚어드리겠습니다.

자주 묻는 질문

HWP PDF 변환 무료로 할 수 있나요?

네, 하다컴퍼니 도구는 무료입니다. 회원가입이나 프로그램 설치 없이 페이지에 HWP 파일을 끌어다 놓으면 바로 PDF로 변환되고, 여러 개를 한 번에 넣어도 됩니다. 변환은 내 브라우저 안에서만 이루어져서 파일이 서버에 저장되지 않습니다.

HWPX 파일도 PDF로 변환되나요?

네, HWP와 HWPX 둘 다 변환되고, 두 형식을 섞어서 한 번에 넣어도 됩니다. 휴대폰 브라우저에서도 '파일 선택' 버튼으로 같은 방법으로 변환할 수 있습니다. 다만 페이지가 많은 문서는 PC보다 시간이 더 걸릴 수 있습니다.

한글 PDF 변환이 안 될 때는 어떻게 하나요?

먼저 암호가 걸려 있거나 배포용(보안) 문서로 저장된 파일인지 확인해주세요. 이런 문서는 변환할 수 없으니 한글에서 암호를 해제한 뒤 다시 올려주세요. 그 외의 이유로 변환이 안 되면 화면에 안내가 나옵니다. 다른 파일로 다시 시도해보시고, 그래도 안 되면 한컴오피스에서 직접 PDF로 저장해주세요.