PDF 용량 줄이는 방법, 제안서 제출 전 3단계

입찰 제안서 마감이 코앞인데 파일 용량이 커서 제출 사이트에 올라가지 않거나 메일 첨부가 막히는 경우가 있습니다. 제출용 파일은 PDF로 변환해서 내는 경우가 많은데, 사진과 도면이 많은 제안서는 PDF도 무거워질 수 있습니다. 그래서 그때마다 PDF 용량 줄이는 방법을 검색해서 압축 사이트를 찾게 됩니다. 15년간 수백 건의 제안서를 만들며 확인한 건, 제출 직전에 파일 용량 때문에 시간을 쓰는 일이 생각보다 자주 있다는 점입니다. 저희도 같은 검색을 반복하다가 PDF 용량 줄이기 도구를 직접 만들었습니다. 결론부터 말씀드리면 PDF 용량 줄이는 방법은 압축 강도를 고르고, PDF 파일을 첨부하고, 압축한 파일을 내려받는 세 단계입니다. 이 도구를 만든 이유와 자세한 사용 방법을 차례대로 설명드리겠습니다.

제안서는 Mac과 Windows 어디서나 같게 열리는 PDF로 제출하는 경우가 많습니다

PDF는 응용 프로그램, 하드웨어, 운영체제에 독립적으로 문서를 표현하려고 어도비가 1992년에 개발한 파일 형식이고, ISO 32000으로 표준화되었습니다. 이 특성 덕분에 제출처 담당자가 Mac으로 열든 Windows로 열든, 작성한 글자 배치와 이미지를 그대로 보여줄 수 있습니다. 입찰 제안서를 PDF로 변환해서 제출하는 경우가 많은 이유입니다.

PPT나 한글 파일 그대로 제출하면 받는 사람 컴퓨터에 설치된 프로그램과 글꼴에 따라 줄바꿈과 표 모양이 달라 보일 수 있습니다. PPT를 PDF로 바꿀 때 레이아웃이 깨지는 경우는 PPT PDF변환 시 레이아웃 깨지는 이유와 해결법 글에, 한글 파일을 PDF로 바꿔야 한다면 HWP PDF 변환, 입찰 문서를 AI에 올리는 3단계 글에 정리해두었습니다.

PDF로 바꾼 뒤에 남는 문제가 용량입니다. 제출 사이트와 메일마다 첨부할 수 있는 파일 크기에 제한이 있으니, 공고문의 제출 안내에서 파일 형식과 용량 제한을 먼저 확인해주세요. PDF 용량의 상당 부분은 안에 들어 있는 사진과 이미지가 차지하는 경우가 많아서, 글자는 그대로 두고 이미지만 손보면 용량이 눈에 띄게 줄어들 수 있습니다. PPT 단계에서 그림을 미리 압축하는 방법은 PPT용량줄이기, 그림 압축 하나로 반 줄이는 법 글을 참고해주세요.

매번 검색하던 PDF 압축 사이트 대신 직접 만들었습니다

PDF 용량을 줄일 때마다 검색창에 'PDF 용량 줄이기'를 입력하고, 결과에 나온 사이트를 하나씩 열어보는 일이 번거로웠습니다. 파일을 서버에 올려서 압축하는 사이트도 많습니다. 제출 전 제안서는 아직 공개되지 않은 자료라서 외부 서버에 올리는 것이 부담스럽습니다. 매번 찾는 수고를 줄이고, 파일을 밖으로 내보내지 않고 압축할 수 있도록 직접 만들었습니다.

도구의 특징은 네 가지입니다. 첫째, 파일이 서버로 전송되지 않습니다. 압축이 지금 쓰는 브라우저 안에서 끝납니다. 둘째, 글자와 도형은 그대로 두고 이미지만 손봅니다. 압축한 뒤에도 글자를 복사하고 검색할 수 있고, 확대해도 선명하게 보입니다. 셋째, 회원가입이나 설치 없이 무료로 쓸 수 있고, 하루 횟수 제한도 없습니다. 넷째, 여러 파일을 한 번에 넣을 수 있고 압축 전후 용량을 바로 비교할 수 있습니다.

한계도 있습니다. 압축하면 이미지 해상도가 낮아집니다. 이미 용량이 작은 PDF나 글자 위주의 PDF는 거의 줄지 않을 수 있고, 이럴 때는 원본이 이미 가볍다는 안내가 화면에 나옵니다. 열 때 암호를 묻는 PDF는 압축할 수 없으니, 암호를 해제한 뒤 다시 올려주세요.

PDF 용량은 강도를 고르고 파일을 첨부하고 내려받는 3단계로 줄입니다

도구 주소는 hadacompany.com/tools/pdf-compress이고, 홈페이지 상단 메뉴의 '제안도구 모음 > PDF 용량 줄이기'로도 들어갈 수 있습니다.

첫째, 압축 강도를 고릅니다. '강하게', '보통(추천)', '약하게' 세 가지가 있고, 파일을 넣기 전에 골라주세요. 강도는 이미지 해상도를 어디까지 낮출지를 정하는 것입니다. 해상도 단위인 dpi는 1인치 안에 담긴 점의 수로, 숫자가 클수록 선명하고 용량도 커집니다. '강하게'는 용량을 최우선으로 줄이는 설정으로 이미지를 72dpi로 낮춥니다. '보통'은 메일 첨부와 제출용으로 알맞은 150dpi입니다. '약하게'는 인쇄 품질을 유지하는 300dpi입니다.

둘째, PDF 파일을 첨부합니다. 화면 가운데 점선 상자에 파일을 끌어다 놓아주세요. '파일 선택' 버튼을 눌러 고르는 방법도 있고, 여러 개를 한꺼번에 넣어도 됩니다. 파일마다 카드가 생기고 '파일 확인', '압축', '압축 완료' 순서로 진행 상황이 표시되며, 압축 중에는 '12 / 48쪽'처럼 지금까지 처리한 분량이 보입니다.

셋째, 압축 전후 용량을 확인하고 내려받습니다. 카드에 압축 전 용량과 압축 후 용량, 줄어든 비율이 함께 표시됩니다. 'PDF 내려받기' 버튼을 누르면 원본 파일 이름 뒤에 '_압축'이 붙은 파일이 저장되어, 원본과 구분됩니다. 파일을 여러 개 넣었다면 목록 위쪽의 '전체 내려받기' 버튼으로 한 번에 받을 수 있습니다. 결과가 마음에 들지 않으면 카드에 있는 '강하게로 다시', '약하게로 다시' 버튼으로 같은 파일을 다른 강도로 다시 압축할 수 있습니다.

강도 선택부터 내려받기까지 한 화면에서 끝납니다.

제출하기 전에 압축한 파일을 세 가지만 확인합니다

압축이 끝나면 제출하기 전에 아래 세 가지를 확인해주세요.

첫째, 이미지가 선명한지 확인합니다. 사진, 도면, 이미지로 붙여 넣은 표를 확대해서 봐주세요. 이미지 안의 작은 글자가 흐려져 있다면 '약하게'로 다시 압축해주세요. 인쇄해서 제본하는 제출본이라면 처음부터 '약하게'로 압축한 파일을 쓰시길 권합니다.

둘째, 용량이 제출처 제한 안에 들어오는지 확인합니다. Mac에서는 파일을 선택하고 Command + I를 눌러 '정보 가져오기'에서, Windows에서는 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 눌러 '속성'에서 크기를 볼 수 있습니다. 제한을 넘는다면 '강하게로 다시' 버튼으로 한 번 더 줄여보세요.

셋째, 원본은 수정용으로 보관하고 제출 파일 이름을 확인합니다. 제출처가 파일 이름 규칙을 정해둔 경우에는 '_압축'이 붙은 이름을 규칙에 맞게 바꿔서 제출해주세요.

이 세 가지만 확인해도 제출 직전에 파일을 다시 만드는 일을 줄일 수 있습니다.

마무리

제안서를 PDF로 제출하다가 용량에 걸렸다면, 하다컴퍼니의 PDF 용량 줄이기 도구에서 강도를 고르고 파일을 첨부해주세요.

PDF 용량 줄이는 방법은 '보통'으로 시작하고, 제출처 제한에 부족하면 '강하게'로 다시 압축하는 순서입니다.

평가자가 열었을 때 한눈에 들어오는 구성은 제안서를 쓰는 단계에서 정해집니다. 제안서를 쓰기 전에 확인할 항목은 입찰제안서 작성 전 꼭 확인할 3가지 글에 정리해두었습니다. 하다컴퍼니 무료 상담을 신청해주시면 지금 준비하는 입찰 건의 제안서 구성을 어디부터 잡으면 좋을지 함께 짚어드리겠습니다.

자주 묻는 질문

PDF 용량 줄이는 방법에는 어떤 것이 있나요?

PDF 편집 프로그램의 최적화 기능을 쓰거나, 온라인 압축 사이트에 파일을 올리거나, 하다컴퍼니 도구처럼 브라우저에서 바로 압축하는 방법이 있습니다. 원리는 비슷합니다. 용량 대부분을 차지하는 이미지의 해상도를 낮추고, 중복해서 들어간 이미지와 글꼴을 정리하는 방식입니다. 프로그램을 설치하지 않고 파일을 밖으로 보내지 않으려면 하다컴퍼니 도구를 이용해보세요.

PDF 용량을 줄이면 화질이 떨어지나요?

이미지 해상도가 낮아지므로 사진과 도면은 원본보다 덜 선명해질 수 있습니다. 글자와 도형은 그대로 남아서 확대해도 선명하고 복사와 검색도 됩니다. 화면으로 보는 제출용이라면 '보통'(150dpi), 인쇄용이라면 '약하게'(300dpi)를 권장합니다.

Mac에서도 PDF 용량을 줄일 수 있나요?

네, 브라우저에서 동작하는 도구라서 Mac과 Windows 모두 같은 방법으로 쓸 수 있고, 프로그램을 설치하지 않아도 됩니다. 휴대폰 브라우저에서도 '파일 선택' 버튼으로 같은 방법을 쓸 수 있지만, 쪽수가 많고 무거운 파일은 PC에서 하는 편이 빠릅니다.